Como iniciar a qualidade total no atendimento

O primeiro passo é mapear o processo e estabelecer um padrão de atendimento.

Após mapear você precisa comunicar a forma como a equipe de colaboradores deve tratar e se relacionar com seus clientes.

Quando não há um processo estabelecido pela liderança você fica sujeito a boa vontade das pessoas e o nível de satisfação em relação ao atendimento da sua empresa deverá oscilar de acordo com o estado de espirito da sua equipe.

Após estabelecer um padrão de atendimento é possível criar indicadores de desempenho para medir a eficiência do sistema e corrigir as ações e atitudes dos colaboradores.

A partir dos resultados alcançados e com os indicadores de desempenho é possível planejar a melhoria do processo, e isto pode ser feito com a busca de insights através de ações de cliente oculto ou pesquisas de satisfação do consumidor.

No melhor dos mundos a pesquisa de satisfação com os clientes que não compraram seria a melhor fonte de insights sobre pontos de melhoria, pois a pesquisa de satisfação normalmente é realizada com consumidores que realizaram a compra.

Mas como na maioria das vezes nossa necessidade é aumentar o volume de vendas e clientes atendidos a melhor forma talvez sejam os projetos de cliente oculto.

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Controle e programa de gestão

Várias operações que eu conheço têm sofisticados sistemas de gestão, mas que na verdade funcionam apenas para lançar vendas e emitir o cupom fiscal.
É uma situação muito engraçada o operador compra um Fórmula 1 para ir no mercado que fica no próximo quarteirão.
O que eu estou dizendo é que vejo muitos operadores e gestores de restaurante com sistemas de gestão que fazem grande parte dos seus controles em planilha de Excel em paralelo ao sistema.
A ideia de se contratar um sistema de gestão completo é poder ter um histórico da operação, suas movimentações, compras, vendas e várias séries históricas para podermos analisar.
Se você não quer que as pessoas tenham acesso às informações é muito simples, basta configurar o acesso de forma individual para que cada funcionário tenha seu acesso restrito ao que você planejou.
Mas uma situação muito importante é conhecer ao máximo antes de contratar ou comprar o sistema, sua funcionalidade e principalmente como ele vai ajudar você na gestão do seu restaurante.
Cuidado com funcionalidades técnicas que você não vai utilizar ou que não foram bem implementadas, já vi sistemas que oferecem fichas técnicas, mas o calculo não estava bem implementado.
Por outro lado, há sistemas onde a parametrização (configuração) que o operador deve fazer é tão grande que ninguém acaba fazendo nem utilizando.
Enfim o importante é ter um sistema que você possa se adaptar, com um custo que esteja dentro do seu plano de despesas e que esteja sempre sendo aperfeiçoado, mas que você vá utiliza-lo para melhorar.

Qual o ganho de investir em produzir a ficha técnica?

Essa é uma dúvida que atormenta alguns operadores de restaurantes, muitos que nunca tiveram não conseguem ter uma ampla ideia de sua utilidade.

A ficha técnica dos pratos do cardápio é a tradução em valores e custos dos ingredientes e processos, o que nos permite saber o custo real de cada prato produzido e vendido na operação.

Você quer vender pelas plataformas de delivery online, vai pagar a taxa de cartão, de entrega e a comissão, juntando tudo o aumento do pode chegar entre 25 e 30%, será que vai continuar ganhando dinheiro?

Esta é uma pergunta que exemplifica de forma simples essa necessidade ainda mais quando a maioria dos restaurantes trabalha com estas plataformas.

A partir da ficha técnica de administração, você consegue analisar suas compras de acordo com sua média de vendas e assim você otimiza seu fluxo de caixa e suas compras.

Uma das dificuldades é como começar, mas não se preocupe, mande uma mensagem e te encaminharemos a planilha em Excel para você iniciar.

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Leads, pré-vendas e clientes

Eu tenho feito a monitoria de atendimento de diversas equipes que supostamente deveriam se esforçar para transformar o Lead em um cliente, mas vejo que a maioria dos vendedores e consultores de vendas não dão a devida importância a este tipo de contato.

Quando pensamos o custo de um lead e vemos a atitude do colaborador em relação ao investimento, sentimos até um aperto no peito, em muitos casos temos notícia que um lead pode custar até R$40,00 e esse investimento é rasgado por equipes despreparadas.

Os vendedores precisam se conscientizar que o Lead é um cliente que tentou entrar em contato por e-mail, por telefone (transbordo) ou qualquer outra forma de contato.

Este novo cliente, o consumidor 4.0, quem tem pleno acesso a informação através da internet, revistas, sites, programas de TV e internet, se comporta diferente. Muitos antes de se dirigirem às lojas para ver o produto entram em contato por meios mais frios (internet, etc.) e o trabalho dos vendedores agora aumentou, primeiro ele precisa esquentar o contato para depois se dedicar à venda.

De muitos e-mails que eu monitorei, o que se nota é que alguns profissionais não se dedicam nem a ler o que o cliente escreveu, mas a maioria dos profissionais não acreditam nos contatos ou não sabem responder ao contato do clientes.

O desafio para os gestores que precisam de resultados nesta fase de dificuldades é pegar estes limões e transformar numa boa limonada.

A inteligência emocional é fundamental neste momento de crise.

Se você quer enfrentar a crise e manter seu negócio é preciso ter inteligência emocional para olhar ao seu redor e tomar as atitudes corretas enquanto são possíveis.

 Não adianta colocar um jogador para fazer gols quando se está perdendo de 4 a zero e faltam 5 minutos para acabar o jogo.

 Então cuidado e vaja como você esta lidando com este momento, e o interessante é que grande parte das pessoas estão respondendo como pessoas com doenças oncológicas.

 Primeiro eles fingem que nada esta acontecendo, é a fase da Negação;

 Depois começam a gritar e reclamar da politica, do ministro, do país e de tudo que estiver ao seu redor, é a fase da Revolta;

 Depois vem a fase da Barganha, quando aqueles que têm alguma religião começam a querer barganhar com Deus, e dizem que vão ajudar causas humanitárias e vão tratar melhor os clientes e diversas promessas de atitudes que ou fazem parte da politica da empresa ou ficam sem sentido.

 Então vem a Depressão quando o gestor aceita a crise, entende que precisa mudar mas não tem forças nem vontade para isso;

 Depois destas- Aceitação quando ele realmente tomou consciência e resolve procurar ajuda as vezes externa, as vezes interna, mas ele aceita que não vai sair desta situação sozinho.

 O grande problema é que as vezes as pessoas querem esperar acabar o primeiro tempo para tentar fazer um ajuste no vestiário e começar o segundo tempo para preparar as substituições com 15 minutos do segundo tempo.

Mas se esquecem que as vezes não temos este tempo, que a espera só aumenta o prejuízo e as vezes acaba com o recurso que será necessário para recuperação da empresa.

 Se este é seu caso, veja como você está lidando com a dificuldade e cuidado com a estatística que tem fechou 191.000 empresas segundo dados da Secretaria da Micro e Pequena Empresa (SMPE), com bases nos cadastros das Juntas Comerciais de todo o País

Insatisfação

Eu estava analisando o relatório da Bussola de Vendas de alguns restaurantes e ficou claro que existem diversos graus de insatisfação que são identificados, não é tudo preto e branco, há várias tonalidades de cinza entre eles. É interessante é ver como isto afeta o faturamento da operação. O que estou querendo dizer é que o consumidor totalmente satisfeito (que é sempre o nosso objetivo), indica o restaurante, comenta com seus amigos, faz propaganda boca a boca, check in no foursquare, posta no facebook, mas os outros que não estão têm atitudes diferentes.

 

Como consumidores, cada um à sua maneira, desenvolvemos uma certa tolerância a imperfeição, e isso está diretamente ligado à nossa motivação para escolhermos este ou aquele restaurante. Aprendemos a frequentar restaurantes dentro de um certo grau de eficiência que satisfaça pelo menos parte da nossa expectativa naquele momento.

 

Se queremos uma ambiente agradável, procuramos um local onde nos sentimos à vontade, onde a sensação seja de bem estar, de ser acolhido. A ambientação é muito importante, tanto quanto o serviço.

 

Quando precisamos fazer uma refeição rápida, podemos aceitar sacrificar um pouco o serviço ou a ambientação. O gestor da operação precisa entender isto para poder administrar seu faturamento e inclusive a concorrência.

 

Na maioria das operações verificamos que, mesmo com uma campanha de propaganda ou ações promocionais, se a satisfação geral estiver abaixo de 45% as vendas caem. Entretanto, quando a satisfação geral está acima deste patamar e implantamos uma ação promocional ou de propaganda, o crescimento de vendas é certo.

 

Além da satisfação com o ambiente, o consumidor avalia a comida, o serviço e a relação custo benefício. Tudo isto está junto e misturado, é a tal experiência de compra do consumidor que muitos não conseguem expressar nem sua insatisfação sem o auxílio de uma outra pessoa ou de uma pesquisa.

 

Por esta razão é muito difícil administrar a satisfação do consumidor, e temos que tomar cuidado com as armadilhas que encontramos nesta tentativa. Eu entrevistei diversos gerentes que disseram que sabiam que a empresa comprava relatórios de cliente oculto e ficavam esperando o pesquisador passar e depois relaxavam na sua rotina. A grande maioria nunca percebeu que este relaxamento era acompanhado por uma queda no faturamento e normalmente a desculpa era creditada na conta da recessão ou do fim dos tickets.

 

Enfim, seja qual for sua forma de acompanhar a satisfação do seu consumidor, faça isso de forma regular. Quanto maior sua amostra melhor a confiabilidade para você trabalhar nos ajustes. E lembre-se de trabalhar para satisfazer ao consumidor e esqueça os palpiteiros que só querem te agradar.

Seu cliente está satisfeito?

Quantas vezes falamos sobre satisfação do consumidor; mas quantas vezes realmente procuramos saber se ele está satisfeito? E nessa hora vêm uma outra pergunta, por que eu preciso me preocupar com a satisfação do consumidor?

E a resposta é simples, precisamos nos preocupar com a satisfação do consumidor para:

  1. Aumentar o faturamento,
  2. Aumentar o número de clientes,
  3. Economizar nos investimentos em marketing,
  4. Comparar a eficiência entre lojas,
  5. Comparar o desempenho entre gerentes e lojas, e
  6. Avaliar os pontos comerciais.

Quando monitoramos a satisfação do consumidor, temos a possibilidade de entender suas expectativas e assim ajustarmos as operações de acordo com cada grupo de consumidores.

O consumidor satisfeito gasta mais e retorna mais vezes ao estabelecimento, na rede TGI Friday’s verificamos isso por mais de uma ocasião, a queda da satisfação ocasionava uma queda no numero de couverts e no faturamento, assim como o aumento na taxa de satisfação resultava no aumento de couverts e de faturamento.

Atualmente, nesta era de mídias sociais, é comum que clientes insatisfeitos divulguem suas experiências pela rede, o que pode se tornar uma propaganda negativa para qualquer estabelecimento, por outro lado, clientes satisfeitos que postam comentários ou curtem estabelecimentos estão recomendando estes estabelecimentos a seus amigos e nós sabemos que 34% das pessoas que escolhem novos restaurantes fazem isso através da indicação de amigos (Pesquisa Cayman dez. 2010).

Os investimentos de marketing na indústria de restaurantes são feitos para buscamos novos clientes e/ou fidelizarmos os atuais, entretanto como podemos avaliar o êxito nestas ações se não sabemos como esta a satisfação do consumidor, pois muitas vezes se nossa operação esta perdendo clientes por insatisfação estas ações podem estar trazendo novos clientes e muitas vezes podemos ter a falsa impressão de que as ações de marketing não estão tendo resultados.

Para as redes de restaurantes, é importante poder avaliar o desempenho das lojas, pois o cliente que têm uma má experiência numa das lojas cria restrições com a marca e toda a rede, se estas lojas estiverem em cidades diferentes esta avaliação por parte dos consumidores é ainda mais importante por que o nível de exigência com relação aos diversos aspectos da experiência de consumo são diferentes.

Se temos diferentes lojas e gerentes, é importante que eles sejam avaliados pelas opiniões dos consumidores e não pelo que eles nos contam, como é comum na maioria das operações de alimentação.

Também um outro benefício do monitoramento da satisfação do consumidor é poder avaliar se a escolha do ponto comercial foi adequado ao produto/serviço oferecido e se o perfil do consumidor esta em sintonia com a proposta de comunicação e de operação.

 

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O preço das escolhas

Quando falamos em planejamento, em estratégia estamos indiretamente falando de escolhas, de opções, de eleger determinados objetivos para os quais iremos trabalhar.

E devemos, por exemplo, escolher o público para o qual iremos trabalhar, e uma das frases mais comuns neste momento é “Vamos ter um produto ou serviço genérico que sirva para todo mundo” é um dos maiores erros, pois esta é uma não escolha, e o produto ou serviço não satisfaz nenhum grupo de consumidores, assim abre possibilidade de ataques por diversos tipos de produtos e serviços similares.

Não estou falando que se deve escolher um determinado segmento do mercado e trabalhar para ele diretamente, mas sim devemos analisar nossa empresa, nosso histórico e nossas possibilidades, analisar os produtos/serviços similares ou concorrentes e as empresas que o colocam no mercado e então a opção deve ser feita de forma clara e lógica.

Estas escolhas devem ser feitas a partir de estudos e avaliações de mercado, do momento econômico, da capacidade de investimento e produção de analises, SWOT e diversos outros modelos de analise.

Com base nestas analises as opções passam a ser um encadeamento do raciocínio que cria a estratégia de atuação da empresa, que irá orientar os gestores nos momentos em que as dúvidas aparecerem sobre as mudanças nos rumos da empresa ou dos produtos/serviços.

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Você faz tudo para satisfazer o cliente?

Quando fazemos esta pergunta à maioria dos gestores de negócios a resposta é taxativa, Claro! Claro que eu faço!

Mas o que nós sempre perguntamos depois é e como você sabe o que seu cliente quer? Como você sabe o que precisa melhorar na sua operação para poder atender as expectativas deste consumidor?

Nós costumamos dizer que dependendo de onde seu negócio está localizado você não a tem chance de errar por que na porta ao seu lado pode ter um concorrente só esperando por este seu erro.

A grande maioria dos empreendedores que não têm acesso a grandes pesquisas de mercado constrói seu negócio a partir de sua experiência e feeling que o direcionam e o orientam, mas como todo ser humano acabam criando seu mundo particular e o sucesso alcançado até este momento faz com que acabem se fechando para as inovações ou novas expectativas do mercado e isto pode ser muito prejudicial ao negócio.

Estamos vivendo uma era em que o consumidor está avido por novas experiências e novidades e vive numa busca desenfreada pelo novo, uptodate é a nova palavra de ordem e existe uma grande diferença entre antigo (que é cool) e velho (que deve ser descartado).

Isto não quer dizer que temos que jogar fora tudo o que fazíamos até 5 minutos atrás, mas que temos que estar atentos à expectativa que nosso cliente tem em relação aos nossos produtos e procurar ter sempre uma novidade, pequena que seja, mas que mostre que não estamos acomodados e buscando sempre inovar.

Esta nova tendência é intensificada ainda mais pelas mídias sociais onde são compartilhadas experiências e comentários rapidamente e a forma de se manter à frente e de minimizar os riscos é monitorarmos as mídias sociais e a satisfação do consumidor para que tenhamos informações que possam direcionar nossos esforços.

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Cayman/MEC – Monitoramento de Experiência de Compra

O mercado consumidor está cada vez mais exigente, fazendo com que o valor agregado a produtos e serviços decresça rapidamente. Esta situação faz com que gestores de marketing e qualidade se preocupem mais com a oferta de melhores experiências de compra.
Com o surgimento dos mais variados meios de comunicação e propagação de opiniões, a preocupação com a satisfação do consumidor aumentou, pois todos são capazes de expor suas críticas e insatisfações em um megafone, também conhecido como mídia social.
A experiência de compra deixou de ser apenas um ato, onde o consumidor aceita as condições estabelecidas pelas empresas. Se o produto/serviço agrada, além de se tornar um cliente fiel, ele se transforma em uma autoridade capaz de influenciar outros a consumir produtos/serviços destas empresas. O inverso também pode acontecer.
Pensando nisso, a Cayman Consultoria criou o MEC, Programa de Monitoramento de Experiência de Compra, baseado em um tripé constituído pela opinião do público consumidor, pela auditoria em pontos de venda e pelo monitoramento detalhado de mídias sociais.
A opinião do consumidor é coletada através de um rápido questionário online e tem como objetivo agrupar percepções e opiniões sobre a última visita. A auditoria no ponto de venda é feita por um Mystery Shopper. Simulando um ato de compra, um consultor realiza uma visita estruturada e prepara um relatório que retrata condições físicas da loja e atitudes da equipe de atendimento.
O monitoramento de mídias sociais é feito por profissionais que vasculham regularmente conteúdos postados em busca de comentários (públicos) que contenham palavras ou expressões específicas, como o nome de uma marca ou produto.
O MEC é a resposta da Cayman Consultoria para enfrentar os desafios de satisfazer consumidores. A Cayman oferece, também, auxílio na busca por soluções para qualquer situação levantada no processo de monitoramento de experiência de compra.

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