Burocracia X burrocracia? Existe diferença?

Inventei uma nova palavra? Escrevi errado, não? Foi um erro de datilografia? Não.

Foi a forma como encontrei para chamar a atenção para estas situações que encontramos em nosso dia a dia no desempenho rotineiro de nossas atividades profissionais.

A burocracia, que normalmente é relacionada a processos lentos e demorados dos serviços públicos, foi teorizada para almejar a excelência com processos detalhados de como as atividades devem ser realizadas.

Então, a burocracia são as etapas, controles e rotinas dentro de um processo e que não é boa nem ruim, a verdade é que dependendo de cada situação ela pode ser uma coisa ou outra.

Um claro exemplo da ruim são as etapas e controles excessivos que atravancam a execução de serviços causando desperdício de tempo e energia como vemos em vários serviços públicos.

Por outro lado, um pouco de burocracia é até saudável por que ela pode ser o rastreamento do cumprimento de tarefas e rotinas, possibilitando o acompanhamento, a avaliação e a gestão de pessoas e processos.

Um processo onde você acaba com toda a burocracia pode tornar a gestão difícil e complicada.

Há algum tempo encontramos um problema em um cliente onde diversos processos de registro de informações foram eliminados por serem considerados burocráticos sob a alegação que geravam custos à organização.

Muitos dos processos foram aparentemente acelerados, entretanto quando ocorrem falhas de qualquer natureza não temos documentação para entender as falhas nem para procurar soluções.

Nesta hora tenho que dar meu braço a torcer e reconhecer a sabedoria dos mais antigos que sempre me ensinaram que a diferença entre o remédio e o veneno, muitas vezes está na dose.

Grab and Go, já pensou nesta solução?

Esta modalidade de venda, que é uma variação do atendimento drive-thru, pode funcionar no atendimento ao cliente e agradar muitos consumidores.

O ideal é que o restaurante tenha uma área de estacionamento, para não atrapalhar o trânsito nas vias públicas.

Os pedidos podem ser feitos pessoalmente, recebidos por mensagens, e-mail ou telefone.

Como em um drive-thru normal, o cliente pode esperar confortavelmente em seu veículo ao invés de ficar de pé na porta do estabelecimento.

Criando combos atrativos e um sistema que possa atender os clientes dentro de seus veículos, podemos estabelecer uma nova modalidade de atendimento que permite o funcionamento de operações instaladas em shopping centers, centros comerciais ou estabelecimentos de rua.

Este modelo pode ser ajustado para trazer de volta a operação de restaurantes que trabalham por quilo ou rodízio. Tudo depende da forma, adaptação e comunicação com os clientes.

O que você acha dessa solução?

Gestão de cozinha X Gestão de processos

Muitos chefs e cozinheiros questionam modelos de administração que dividem o ato de preparar um prato em uma sequência de processos com estações e procedimentos.

Do ponto de vista da administração de uma cozinha, ela é uma série de processos e procedimentos realizados em uma sequência para garantir um padrão mínimo de qualidade e sabor.

O talento de cozinhar e a gestão de processos devem se unir para elevar o padrão de qualidade e sabor dos pratos que vão para as mesas dos clientes.

Pessoas com talento e bem treinadas formam uma equipe muito mais forte e capaz de realizar os pequenos ajustes necessários a cada dia.

No caso de receitas com massas, por exemplo, temos que lembrar que elas são criadas em de acordo com a umidade e a temperatura de cada cozinha. Esses detalhes podem influenciar no descanso das massas.

E essa é apenas uma das situações que podem ocorrer. Agora imagine o que acontece com o preparo de outras receitas?

Se o seu restaurante está na rua vai ter um ambiente diferente de um dentro de um shopping. E aí as receitas podem ter que sofrer pequenos ajustes.

Com uma equipe bem preparada, esses pequenos ajustes são feitos de forma a manter um preparo de pratos de alto nível.

Hoje isso é fundamental para agradar o paladar e conquistar mais clientes.

Já uma cozinha que funciona sem padrões não consegue controlar seus custos, margens de contribuição e, principalmente, a qualidade dos pratos que serve.

Essa forma descontrolada de trabalhar traz um resultado: mesas vazias.

 Enfim, para um restaurante ser rentável ele precisa saber unir, talento, habilidade e gestão de processos.

Depois do isolamento vem a liberdade. E o que fazer com ela?

Estamos vendo muitas pessoas, nas redes sociais, querendo o fim do isolamento social.

Entre brincadeiras e besteiras, um dos motivos é muito sério: a volta das atividades profissionais. Principalmente, pequenos empresários, prestadores de serviços e quem trabalha nas áreas de vendas e eventos.

Então agora Imagine que o isolamento social acabou. Qual é a primeira coisa que você vai fazer? Voltar a sua velha rotina ou mudar alguma coisa nela?

Esse tempo em que estamos afastados de todos e de tudo mostrou como fomos pegos de surpresa.

Estamos vivendo um momento crucial, que vai exigir uma série de mudanças na forma de ver a vida, de se comportar e trabalhar.

Muitos falam que o que estamos passando é um processo de renovação.

Em parte isso é verdade porque precisamos aprender uma nova habilidade, adquirir conhecimento e mudar algumas atitudes.

Uma dessas atitudes é não deixar tudo para a véspera. Quando a gente acha que nada vai acontecer é aí que acontece.

Agora a economia está sofrendo os efeitos dessa crise e vamos ter uma pandemia de ações e atitudes, tanto positivas quanto negativas.

As empresas terão que ser ainda mais competitivas e rever seus processos. Tudo porque os consumidores, com menos dinheiro no bolso, vão pensar duas vezes onde gastar.

E para conquistar esses consumidores, nós precisamos pensar em cada passo. Planejar tudo com cuidado para se destacar dos concorrentes.

A corrida já começou e se você parar para analisar, vai ver empresas que pisaram fundo sem saber aonde ir e outras que estão indo num ritmo mais seguro.

Uma lição importante disso tudo é que esse espírito solidário que tomou conta do mundo também deve ser aplicado nos negócios.

Duas cabeças pensam melhor do que uma. Ainda mais agora que seremos colocados de volta ao mercado e que estará ainda mais disputado.

Home Office. Sonho de liberdade ou uma arapuca?

O sofá aconchegante ou colocar o notebook sobre as pernas na cama. A televisão ligada ou o som ligado.

Uma pausa para um cafezinho ou uma olhada rápida nas mídias sociais. Responder aquele amigo no WhatsApp ou ver as notificações do LinkedIn.

Faltou falar dos filhos, da esposa ou marido, pai/mãe/irmão, cachorro e papagaio dividindo o seu espaço de trabalho.

Em tempos de quarentena por causa do Covid-19, nós estamos sendo obrigados a fazer o famoso Home Office.

Para alguns isso já é uma rotina faz tempo, para outros é uma novidade cheio de armadilhas sutis para tirar a concentração.

Tenho um amigo que para trabalhar em casa coloca fones de ouvido e fica escutando música e podcasts para conseguir se concentrar e produzir.

Crie seu ambiente de trabalho

É importante você ter um espaço onde possa trabalhar tranquilamente. Mesmo que tenha só um canto, você precisa ter 2 DI´s: disciplina e discernimento.

Disciplina para estabelecer o horário que será dedicado ao trabalho e suas pausas, cumprindo seus compromissos diários.

Discernimento para evitar as distrações. E nessa fase de isolamento social, as tentações são muitas, como os exemplos citados no começo desse texto.

Você precisa saber quais são as suas prioridades e atuar de acordo com elas. Siga uma regra de ouro: o que é urgente e não é importante, deixe para depois.

Desligue as notificações das mídias sociais que você segue. Assim sua cabeça e seus dedos ficam focados no trabalho.

As mensagens do WhatsApp, que não sejam do trabalho, podem ser respondidas no fim do expediente.

Uma dica que vai ajudar você é escrever tudo o que tem que fazer no dia e seguir seu cronograma à risca.

Dessa forma, você escapa de várias arapucas que o “lar doce lar” deixa espalhado por aí.

Assim a sua produtividade se mantém em alta e não vai parar embaixo do sofá ou em cima do guarda-roupa.

Então agora mãos à obra e comece a organizar sua agenda de tarefas e os horários que têm à cumprir.

Isolados em casa em busca do tempo perdido.

Parece coisa de Hollywood. Ruas desertas, a maioria em casa torcendo pelo final dessa história dramática.

Estamos vivendo um enredo que mistura aventura e suspense. Diferente da ficção, nós somos os protagonistas e precisamos encontrar uma forma de ficarmos bem quando essa pandemia do Coronavírus terminar.

A primeira batalha é enfrentar a quarentena da melhor maneira possível.

Quem não pode trabalhar em casa, pode procurar cursos online para aprimorar seus conhecimentos, organizar documentos, ler livros e tudo que ocupe a mente de forma saudável.

Nesse momento tão delicado é importante evitarmos a contaminação com informações falsas, histeria e pessimismo.

Quando essa pandemia passar, nós teremos que arregaçar as mangas e recuperar o tempo perdido. Ele é precioso demais para ser desperdiçado.

Teremos pela frente muitos desafios para encontrar soluções que mantenham as empresas de portas abertas, garantindo empregos e geração de renda.

Prevenção sempre é o melhor remédio.

A pandemia do Covid-19 é a oportunidade da gente se preparar para que isso não contamine a economia e gere mais uma crise.

Enquanto estiver em casa coloque no papel seus planos, suas metas, o que deseja melhorar na sua vida.

Aproveite bem esse tempo se preparando para alcançar melhores resultados quando voltar a trabalhar.

Lembre-se: quarentena não é férias!

Se sua função é operacional, que tal buscar um curso que possa melhorar seu desempenho? Diversas plataformas e profissionais estão disponibilizando materiais que podem ajudar você.

Seu cargo é de gestão, além de poder aprimorar mais seus conhecimentos, aproveite para analisar o trabalho e o processo de trabalho da sua equipe.

Essa é a hora de estudar e criar estratégias para melhorar processos e montar um plano para a sua equipe alcançar melhores resultados daqui alguns dias.

Enquanto os que sempre reclamam da falta de sorte, você pode usar o período da quarentena para fazer tudo acontecer do jeito que desejar. Pense nisso!

Em época de pandemia e histeria, só o delivery salva

Para quem trabalha no negócio de alimentação parece que algumas situações vêm só para atrapalhar ainda mais o que já estava difícil.

Teremos que fazer uma escolha: ficar reclamando da fatalidade que se abateu sobre todos ou trabalhar para contornar a situação.

Nesse momento, provavelmente, o fluxo de clientes entrando nos restaurantes deve diminuir. Isso não quer dizer que eles vão deixar de comer, só vão fazer suas refeições em outro lugar.

Se o cliente não vai entrar pela porta precisamos fazer nossa comida chegar na porta dos clientes.

Essa é hora de aprendermos e melhorarmos a eficiência do nosso delivery. Isso exige um grande esforço de energia e cuidado.

Como nenhum investimento pode ser deixado de lado, temos que nos preparar para manter o resultado quando tudo se normalizar.

O primeiro passo é conscientizar os funcionários sobre a necessidade de se cuidarem, seja no caminho, em casa ou no trabalho mantendo a higiene e a limpeza.

Depois precisamos preparar para atender os clientes que vierem aos estabelecimentos com a maior dedicação possível. isto em consideração à sua vinda nesta época.

Devemos aprender a gerenciar a produção da cozinha em relação aos clientes que estão no estabelecimento e os pedidos de delivery. O cliente que está no salão deve ter sempre preferência.

E, finalmente, a forma como preparamos e embalamos o prato que será entregue. Ele precisa ser cuidadosamente tratado para chegar com a melhor qualidade ao cliente.

Se na maioria dos estabelecimentos o delivery é uma receita adicional, em tempos de coronavírus, ele  será a principal fonte de receita para muitos.

Evite empregar uma estratégia de forma atrapalhada ou atabalhoada. Teste as embalagens, calcule seus custos, se prepare para fazer este um projeto vencedor e não dar um tiro no pé.

Convocação Empresários e empreendedores

Desde 5 de março estão publicados os primeiros episódios do podcast Business na Veia!, um projeto que estamos desenvolvendo em parceria com a Lado A Lado B Comunicação.

Trabalhando com consultoria escutei muitos empresários dizendo que escutam os donos das empresas unicórnios falando que abriram a empresa e bum, ficaram ricos e isso não os motiva, mas os deprime.

Para muitos parece que o sucesso é uma coisa que basta você começar que ele vem. Mas isso está no destino dos unicórnios, que são menos de 1% das empresas e startups.

A verdade é que se você tem uma ideia, acredita nela e está disposto a investir sono, energia, recursos e muitas outras coisas, pode ser que dê certo, mas o tempo em que isto vai acontecer é outra história.

Isto não quer dizer que não vale a pena seguir o caminho, por que muitas vezes o prêmio não está na chegada, mas é recolhido durante todo o caminho.

Em cada um dos episódios teremos um empresário/empreendedor que irá contar sobre seu trabalho, dar umas dicas e sua trajetória, por que na maioria dos casos o caminho é longo e duro, mas todos são pessoas vitoriosas.

Estes primeiros convidados na sua maioria são nossos parceiros ou amigos, com quem compartilhamos projetos, frustrações e muitas risadas e espero que mostre que a dura vida de empresário/empreendedor vale a pena.

Como está a taxa de conversão de seus atendimentos?

Taxa de conversão é um dos vários indicadores para gestão de vendas, mas ao contrário de faturamento e volume de vendas que mostram somente o resultado, a taxa de conversão mostra a eficiência do trabalho.

A maioria dos negócios onde a presença do vendedor, corretor ou atendente é indispensável para que a compra ou venda se realize pode estar vivendo problemas que impactam diretamente no resultado, e que ainda não foram constatados.

Parte destes problemas pode ser fruto do modelo de atendimento adotado, várias operações renovam o mobiliário, as instalações e a comunicação periodicamente, mas seguem o mesmo processo e modelo de trabalho do século passado.

O problema é que a sociedade e as pessoas mudaram e para se construir uma venda precisamos rever a forma como construímos nossos relacionamentos com o consumidor.

Muitos modelos de treinamento se baseiam em teorias e na construção que funcionava com uma sociedade que não existe mais, as necessidades e o comportamento dos consumidores têm valores e princípios diferentes.

Assim, precisamos inovar na forma e no modelo que trabalhamos, procurando proporcionar uma melhor experiência de compra ao consumidor por que este será o caminho para melhores resultados.

Como está a sua taxa de conversão?

Por que os garçons ficam inseguros ao oferecer um prato ou sobremesa?

Muitos dos locais onde prestei serviços ou que frequento como consumidor, verifico que não temos treinamento de cardápio.

A rotina faz com que nem lembremos deste detalhe, o que é muito ruim para a experiência do consumidor e para as vendas.

Cobramos muito de nossa equipe que venda, pratos, drinks e sobremesas, mas a verdade é que não fornecemos a base para que isso possa acontecer.

Sem o treinamento para fornecer a informação e experiência sobre os itens do cardápio as sugestões podem sair descabidas e quando cobramos que ofereçam e vendam, pode acontecer exatamente o contrário, pois sugestões descabidas podem causar desconfiança no cliente.

A responsabilidade ou obrigação desta tarefa deveria ser dos líderes ou supervisores, mas como temos muitos problemas de hierarquia nesta indústria precisamos começar a resolver estes problemas de orientando os líderes e depois a brigada.